仕事を効率化する方法5選【業務生産性を爆上がりさせよう】

仕事を効率化する方法5選【業務生産性を爆上がりさせよう】

仕事を効率化する方法5選を紹介

ツマコ
仕事が多すぎて終わらない!てんやわんやてんやわんや~!

 

しんすー
・・笑。それなら仕事を効率化しましょ。限られた時間の中で最大限の成果を出すための方法を紹介していくよ~。

 

 

仕事を効率化する方法1:段取りを意識

仕事を効率化するための重要な要素として、段取りをしっかり組み立てることが挙げられます。

手先が器用だったり作業自体の処理速度が速い人であっても、段取り下手だとせっかくの良さが殺されてしまウマ。

 

例えば、段取りを意識していなくて

「予想できたはずなのに、微妙な待機時間ができてしまった!」

なんていう経験はありませんか?

 

その微妙な待機時間を減らすよう意識して段取りを組み立てるのです。

その日にやるべきことを書き出して考えるのがコツ。

  • 月末には翌月のスケジュールを再確認&調整
  • 週末には翌週のスケジュールを再確認&調整
  • 終業前には翌日のスケジュールを再確認&調整

というように、期間ごとに細分化して段取りを組みましょう

 

仕事を効率化する方法2:スキルの整理・向上

仕事を効率化する為には、チームのスキル整理・向上を図るのも有効。

まずは「誰がどの程度のスキルを持っているのか」を整理し、「この業務・工程は誰が適任か?」を把握。

 

同じ作業工数でも、順番や人選を変えるだけで効率が劇的に良くなることは珍しくありません。

必要があれば自分の持っている仕事を同僚に振ることも大切。

 

同時に、スキルを磨いて多能工化(一人で複数種類の業務ができること)していきましょう。

「ある業務を、特定の一人に依存しない」状態に持っていくのが理想ですね。

 

仕事を効率化する方法3:無駄な作業を見極めて排除

普段、なんとな~くこなしている仕事の中でも「あれ?これ、意味ある?」という作業はないでしょうか。

意味のない、または効果の薄い作業を見つけ出して「やらない」選択をするのも効率化に繋がります。

  • 必要以上に多い「情報共有の場」
  • ご機嫌取りの為の上司のデスク周り掃除

などなど。

 

無駄な仕事をしていないか、今一度見直してみましょう。

※注意点
「自分では意味のない作業だと思っていたけど、実は重要な意図があった」という可能性もあります。
省きたい作業がある時は同僚や先輩とも相談し、上司の承認を得た上で省略しましょう。

 

仕事を効率化する方法4:「空き時間にやること」リスト

仕事をする際、無駄な空き時間(待機時間)は無いのが理想ですね。

とはいえ、毎日そんな上手く行くわけでもありません。

 

そこで対応策。

普段から「空き時間にやること」リストを作っておいて、不測の待機時間に備えませう。

  • デスク周りの掃除
  • 資格試験の一問一答
  • ビジネス書の読み込み
  • 業務マニュアルの改善

などなど。

 

コツは、「熟考する必要のないタスク」であること。

空き時間をサクッと有効活用しましょ。

 

仕事を効率化する方法5:仕組み化

仕事をひと通り効率化できてきたら、その一連の作業を仕組み化することで効率化に拍車がかかります

例えば、誰でも(ノースキルでも)その仕事ができるようマニュアル化したり、思い切って作業を外注化するという方法も。

 

誰でもできる仕事に費やすエネルギーを減らすことで、自分にしかできない価値ある仕事に集中することができます。

 

仕事を効率化する為の大前提「コンディションを整える」

さて。

ここまでは仕事を効率化する方法を紹介しましたが、このテクニック論だけでは不十分といえます。

確実に仕事を効率化したいなら、大前提として日々のコンディションを整えている必要あり

 

充分な睡眠

コンディションを整える為にとても重要なことの一つが、充分な睡眠をとることです。

睡眠不足の状態では、いくら仕事をサクッと片付けようとしても頭が上手く働きません。

 

その点については身をもってご存じの方も多いはずですが、徹夜したことを後悔してもまた同じ失敗を繰り返してしまう人も多いはず。

自分をマネジメントして、しっかり睡眠を取りましょう。

 

メンタルケア

メンタルの状態も、仕事に大いに影響を与えます。

「悩みごとのせいでぼーっとして一日が終わる」ということがないように注意。

 

メンタル面まで完璧にマネジメントするというのは簡単ではないかもですが、とても大事なことですね。

 

残業に注意

長時間残業が続くと、仕事の生産性は著しく低下します。

肉体的な疲労だけでなく、睡眠不足やメンタル面の消耗にも繋がるので。

不要不急の仕事ではない限り、残業はなるべく避けるのが吉。

 

まとめ【仕事を効率化する方法5選(業務生産性を爆上がりさせよう)】

最後に。

仕事の効率化に成功したら、上司や同僚にしっかりアピールすることも大事

 

純粋な売上成績とは違って、生産性を上げたという事実は周りに伝わりにくい場合があります。

ヘタをすれば、せっかく自分の努力により時短できたにも関わらず、それをいいことに仕事をむやみに振られる可能性だってあります(給料は変わらず)。

 

あざとく感じるほどアピールする必要はありませんが、自分の「成果」を認知してもらう努力は必要ですね。

 

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